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Word Document | 1996-11-14 | 113KB | 1,517 lines

                          ACCOUNT PRO/WIN 95 V-5.5x

                            Manuel d'utilisation

                                    [pic]

Préface

ACCOUNT PRO a été conçu avec les buts principaux d'efficacité et facilité
d'utilisation. Beaucoup d'importance a été attribuée au confort
opérationnel, à l'accessibilité facile à tous les rapports sur écran et à
la vitesse d'exécution.

ACCOUNT PRO a des capacités supplémentaires aux capacités normales d'un
logiciel comptabilité. Une planification des dépenses et du revenu et la
prédiction du résultat de l'exercice sont possibles, ce qui permet utiliser
ACCOUNT PRO comme outil efficace de contr├┤le financier.

ACCOUNT PRO est particulièrement adapté aux besoins non seulement
d'entreprises et de gens engagés dans des professions libérales, mais aussi
à ceux des personnes privées qui veulent gérer leur propre finances ou bien
celles d'une association ou d'un club. Le logiciel est basé sur une série
de versions en langue allemande, dont la première avait été publiée en
1987.  Essentiellement basés sur des commentaires et suggestions exprimés
par ses utilisateurs, de nombreux éléments d'amélioration et de
perfectionnement ont été introduits dans le logiciel depuis cette date.
Pourtant, rien n'est parfait. C'est la raison pour laquelle tous les
utilisateurs d'ACCOUNT PRO sont toujours encouragés de continuer à faire
parvenir leur opinion à l'auteur. Les commentaires et les suggestions sont
toujours bienvenus.


Stäfa, en Novembre 1996                                  Willy R. Aus der
Au

****************************************************************************
                              *****************


Table des matières

1 Différence entre la version shareware et la version licence
2 Registration
3 Informations générales
4 Equipement nécessaire pour ACCOUNT PRO
5 Installation du logiciel
6 Etablissement d'une nouvelle comptabilité
  6.1 Général
  6.2 Etablissement d'une nouvelle comptabilité avec votre propre plan
  comptable
  6.3 Etablissement d'une nouvelle comptabilité avec un des plans comptables
  livrés avec ACCOUNT PRO
7 Entrée et édition du plan comptable
  7.1 Général
  7.2 Numéro de compte
  7.3 Intitulé du compte
  7.4 Niveau
  7.5 Classe de compte
   7.5.1 Débiteur
   7.5.2 Créancier
   7.5.3 Compte 'Capital'
   7.5.4 Compte 'Intérim'
  7.6 Modifications du plan comptable
8 Gérance de Mandants
9 La saisie des transactions
  9.1 Le formulaire saisie transactions
   9.1.1 Date
   9.1.2 Montant (- ou +)
   9.1.3 Comptes C1 et C2
   9.1.4 Libellé
   9.1.5 Bouton 'Mémo'
   9.1.6 Bouton 'Calculatrice'
   9.1.7 Bouton 'Transaction standard'
   9.1.8 Boutons 'Début tr. partagée' et 'Fin tr. partagée'
   9.1.9 Boutons 'Edition', 'Copier' et 'Effacer'
  9.2 Définition de transactions standard et automatiques
   9.2.1 Formulaire entrée transactions standard
   9.2.2 Formulaire entrée transactions automatiques
   9.2.3 Liaison entre des comptes ('Liaison')
   9.2.4 Appel de transactions standard
  9.3 Transactions automatiques de TVA, taxes et d'escomptes   16
   9.3.1 Général
   9.3.2 Définition de transactions automatiques
   9.3.3 Application de transactions automatiques
   9.3.4 Exemple pour l'utilisation de transactions automatiques
  9.4 Transactions périodiques
  9.5 Transactions partagées
10 Les fonctions rapport sommaire TVA
  10.1 Définition du rapport TVA
   10.1.1 'Description/Somme/Différence'
   10.1.2 'Compte général'
   10.1.3 'Compte de taxe'
   10.1.4'Comptes liés'
  10.2 Voir et imprimer le rapport sommaire TVA
11 Mémos et articles non-réglés
  11.1 Mémos attachés à des transactions
  11.2 Articles non-réglés
12 Voir la comptabilité
  12.1 Feuille de compte
  12.2 Journal
  12.3 Bilan et compte de résultat
  12.4 Dépenses et revenus mensuels
 5  Statistiques
 6  Analyse de lΓÇÖentreprise
13 Recherche de transactions
14 Impression des rapports
15 Planification
  15.1 Général
  15.2 Budget
  15.3 Estimation
  15.4 Valeurs de l'année passée
  15.5 Adoption du budget comme estimation
  15.6 Type de compte
  15.7 Mémos
  15.8 Rapport annuel
16 Etablissement de l'exercice suivant
17 Exportation de données
18 Calculatrice
19 Mot de passe

Annexe A: Messages d'erreur

         ***********************************************************

1     Différence entre la version shareware et la version licence

Le logiciel shareware fonctionne à 100%. Il se distingue de la version
licence seulement par des écrans 'rappel registration' qui commencent à
apparaître de temps en temps, une fois que plus de 200 transactions ont été
entrées, et par le blocage de l'entrée de la ligne de texte qui sert de
titre aux rapports imprimés.

Les écrans 'rappel registration' sont là pour vous rappeler que vous n'avez
pas le droit  d'utiliser de ce logiciel avec un autre but que celui de
l'évaluation.

Vous avez la possibilité de décider si le logiciel correspond à vos besoins
ou non et s'il vous plaît ou non. Si vous désirez l'utiliser de manière
permanente, il faut - selon les règles de la shareware - que vous obteniez
une copie licenciée.

2     Registration

Vous pouvez obtenir une copie licenciée du logiciel directement de l'auteur
contre paiement des frais de licence. Comme utilisateur enregistré vous
pourrez aussi profiter des bénéfices supplémentaires suivants:

o Vous recevrez la version la plus actuelle du programme.

o Vous aurez droit à de l'assistance gratuite si vous deviez avoir un
problème avec le logiciel. Contactez téléphone no. (0041) 1 926 27 50 en
Suisse ou envoyez un message  électronique à CompuServe (numéro
d'identification utilisateur 100273,403), ou envoyez un fax à (0041) 1 926
27 50.

o Si vous deviez découvrir une faute de programmation, vous aurez droit à
une nouvelle version gratuite corrigée du logiciel.

o Vous serez régulièrement informé en cas de publication de nouvelles
versions du logiciel et vous aurez la possibilité de les obtenir avec de
grands rabais (normalement environ 60%).

Vous recevrez une disquette contenant le logociel licenciée ACCOUNT PRO
contre  prépaiement de 148 Francs Suisses à l'auteur:

Compte. No. 805.460.40 K
W.R. Aus der Au
Union de Banque Suisse
CH-8708 Maennedorf
Suisse

ou

Eurochèque ou no. carte de crédit *)  à:

W.R. Aus der Au
Seestr. 80
CH-8712 Staefa
Suisse

Tel./Fax: [phone]

*) Sont acceptées les cartes: Visa, Eurocard/Mastercard et Amexco

Le fichier ORDRE.WRI contient un formulaire de commande que vous pouvez
éditer et imprimer avec Windows Write. S'il vous plaît, n'oubliez pas
d'indiquer votre adresse complète, et acceptez qu'en fonction du lieu, la
livraison peut prendre jusqu'à trois semaines!

3     Informations générales


ACCOUNT PRO est un logiciel qui maîtrise la comptabilité et la
planification financière. Le logiciel s'apprend facilement et offre
beaucoup de confort opérationnel. Il s'adresse non seulement aux
entreprises petites à moyennes et des gens engagés dans les professions
libres, mais aussi aux personnes privées qui veulent gérer leur propres
finances ou bien celles d'une association ou d'un club. Le logiciel se base
sur le principe de la comptabilité double. Il a des fonctions spéciales
pour automatisation des transactions de taxe (TVA et autres).

ACCOUNT PRO vient avec un nombre de plans comptables standard. Ces plans
peuvent être facilement adaptés aux besoins particuliers de l'utilisateur.

Le travail avec ACCOUNT PRO est efficace et très confortable. Contrairement
aux comptabilités 'normales', qui demandent que des transactions erronnées
soit neutralisées et corrigées par des transactions supplémentaires,
ACCOUNT PRO permet la correction directe des transactions. En plus, ACCOUNT
PRO évite les termes 'Débit' et 'Crédit' à la saisie des transactions. Ces
termes sont remplacés par le signe du montant, ce qui rend la saisie des
données plus rapide et plus simple. Néanmoins, les présentations et les
rapports imprimés d'ACCOUNT PRO sont en accord avec la terminologie normale
de comptabilité.

ACCOUNT PRO a des capacités supplémentaires aux capacités normales d'un
logiciel comptabilité. Une planification des dépenses et du revenu et la
prédiction du résultat de l'exercice sont possibles. Non seulement des
budgets, mais aussi des estimations peuvent être entrés par mois pour
chaque compte de dépense et de revenu. Des rapports mensuels et annuels de
planification facilitent la vue de l'ensemble. Avec ces caractéristiques,
des prédictions réalistes se produisent facilement n'importe quand dans une
période de l'exercice.

Une période d'exercice dans ACCOUNT PRO, peut avoir une durée comprise
entre deux jours et douze mois. Elle peut commencer à n'importe quel mois
du calendrier et peut s'étaler sur deux années calandaires consécutives.

Les capacités principales du logiciel sont les suivants:

-   2,000 comptabilités *)
-   1,000 compte par comptabilité
-   32,600 transactions (doubles) par comptabilité
-   200 transactions standard
-   200 transactions automatiques périodiques

4     Equipement nécessaire pour ACCOUNT PRO

Pour pouvoir utiliser ACCOUNT PRO, il vous faut un ordinateur compatible
avec le standard IBM avec:

·     au moins 4 MB de mémoire
┬╖     un disque dur
·     Windows 3.1 ou plus récent
·     DOS 3.0 ou plus récent

5     Installation du logiciel

Procédez comme suit pour installer ACCOUNT PRO:

┬╗ Depuis le gestionnaire de fichiers de Windows, activez le logiciel
d'installation SETUP:EXE
ou
┬╗ Dans le gestionnaire de programmes de Windows, choisissez
'Fichier'/'Exécution' et tapez A:SETUP ou B:SETUP, selon le cas
or
» Copiez la disquette ACCOUNT PRO dans un répertoire de votre choix, faites
ce répertoire celui de défaut, et exécutez SETUP.EXE sous Windows depuis
là.



6     Etablissement d'une nouvelle comptabilité

6.1   Général

Les procédures pour établir une nouvelle comptabilité avec votre propre
plan comptable ou avec un des plans standard livrés avec ACCOUNT PRO, sont
décrites plus bas. Dans les deux cas, le dernier pas sera l'établissement
du bilan au début de l'exercice. Cela se fait par l'entrée des soldes des
comptes actifs et passifs comme transactions entre le compte concerné (C1)
et le compte 'Capital' (C2). Notez s'il vous plaît, que les soldes actifs
doivent être entrés comme valeurs positives, tandis que les soldes passifs
doivent être entrés comme des valeurs négatives.

6.2   Etablissement d'une nouvelle comptabilité avec votre propre plan
comptable

Choisissez 'Fichiers'/'Nouveau' ou  'Fichiers'/'Ouvrir'/'Nouvelle compta'
du menu et suivez les instructions utilisateur. ACCOUNT PRO va vous guider
à travers toutes les procédures nécessaires pour la création d'une nouvelle
comptabilité.

6.3   Etablissement d'une nouvelle comptabilité avec un des plans
comptables livrés avec ACCOUNT PRO

ACCOUNT PRO vient avec les plans comptables suivants:

En Français:
- KAEF2FRA.ACC: Plan basé sur le simple plan Suisse (niveau 2) par Dr. K.
Käfer
- PRIVEFRA.ACC: Plan spécial pour comptabilité privée

En Anglais:
- PRIVCHRT.ACC: Plan spécial pour comptabilité privée
- USA-STD.ACC: Plan standard  pour les Etats Unis

En Allemand:
- KAEFER2.ACC: Simple plan (niveau 2) Suisse par Dr. K. Käfer
- KAEFER4.ACC: Plan détaillé (niveau 4) Suisse par Dr. K. Käfer
- PRIVPLAN.ACC: Plan spécial pour comptabilité privée
- SKR03.ACC: Plan détaillé Allemand base sur DATEV SKR03
- UNIVPLAN.ACC: Simple plan universel Allemand.

Choisissez le plan qui correspond le mieux à vos besoins et ouvrez le dans
ACCOUNT PRO. Ensuite, adaptez le plan comptable ('Structure'/'Plan
comptable') et les données concernant la période de l'exercice
('Structure'/'Période de l'exercice') à vos besoins particuliers.

Pour finir, entrez le bilan au début de l'exercice comme décrit plus haut.
Une fois que le bilan a été entré, la comptabilité est établie et vous
pouvez entrer des autres transactions.

Si vous n'avez plus besoin des plans livrés avec ACCOUNT PRO, vous pouvez
les supprimer en utilisant par exemple le gestionnaire de fichiers de
Windows.

7     Entrée et édition du plan comptable

7.1   Général

ACCOUNT PRO peut gérer jusqu'à 1,000 comptes. La division de ceux là en
comptes actifs, passifs, dépense et revenu est entièrement libre. Les
numéros de compte peuvent avoir jusqu'à six chiffres. La séquence des
comptes dans bilan et compte de résultat est déterminé par la position des
comptes dans le plan - et pas par la valeur des numéros attribués.

Les positions dans le plan des classes de compte principales doivent être
comme suit:

Première classe: actif
Prochaine classe :  passif
Prochaine classe :  dépenses
Prochaine classe :  revenu

Un des comptes passifs doit être désigné le compte 'Capital' (voir plus
bas). ACCOUNT PRO doit disposer de ce compte pour accommoder les valeurs du
bilan au début de l'exercice.

Un des comptes doit être désigné le compte 'Intérim' (voir plus bas). Ce
n'est que si ce compte existe, qu'ACCOUNT PRO peut vous assister quand vous
entrez des transactions partagées.

7.2   Numéro de compte

Pour les comptes détail (niveau 4), entrez un numéro avec jusqu'à six
chiffres. L'entrée doit être numérique. Il n'est pas nécessaire de
numéroter les autres de comptes (niveaux 3 à 1); vous pouvez simplement
laisser le numéro vide.

7.3   Intitulé du compte

La longueur de l'intitulé n'est limité que par la largeur du masque
d'entrée. Le nombre maximum de caractères possibles dépend donc de la
largeur moyenne des caractères individuels.

7.4   Niveau

Il faut utiliser au moins le niveau 4 (comptes détail). L'usage de groupes
de comptes (niveaux 3 à 1) est facultatif. Ils servent essentiellement à
présenter le bilan et le compte de résultat dans un degré de détail
variable.

Notez que - si vous voulez les utiliser - il faut utiliser les groupes de
comptes d'une manière logique. Il ne faut pas par exemple, qu'un compte du
niveau 2 soit immédiatement suivi d'un compte du niveau 4. Dans ce cas, les
présentations correspondantes au niveau 3 ne tiendraient pas compte de ce
compte du niveau 4. Il peut être nécessaire d'utiliser le même intitulé
pour plusieurs niveaux.

7.5   Classe de compte

Attribuez la classe appropriée aux comptes. ACCOUNT PRO connaît des classes
supplémentaires aux classes principales de compte (actif, passif, dépense,
revenu). Ces classes sont destinées à l'usage suivant:

7.5.1 Débiteur

Les comptes débiteurs appartiennent à la classe principale des actifs. Il
sont prévus pour l'usage comme comptes clients débiteurs. Tous les comptes
de cette classe doivent se suivre immédiatement et doivent former un bloc
parmi les comptes actifs. L'utilisation de la classe 'Débiteur' permettra
la totalisation des ces comptes dans le bilan et le compte de résultat,
même si ceux là sont présentés dans le degré le plus détaillé (niveau 4).

7.5.2 Créancier

Les comptes créanciers appartiennent à la classe principale des passifs. Il
sont prévus pour l'usage comme comptes créanciers-fournisseurs. Tous les
comptes de cette classe doivent se suivre immédiatement et doivent former
un bloc parmi les comptes passifs. L'utilisation de la classe 'Créancier'
permettra la totalisation des ces comptes dans le bilan et le compte de
résultat, même si ceux là sont présentés dans le degré le plus détaillé
(niveau 4).

7.5.3 Compte 'Capital'

Le compte 'Capital' appartient aux actifs. ACCOUNT PRO a absolument besoin
de ce compte pour accommoder le bilan au début de la période de l'exercice.

7.5.4 Compte 'Intérim'

Si vous voulez qu'ACCOUNT PRO puisse vous assister lorsque vous entrez des
transactions partagées, il faut que vous définissiez un des comptes comme
compte 'Intérim'. Parce que ce compte doit toujours (après la saisie de
transactions partagées) avoir un solde de zéro, il pourrait être attribué à
n'importe quelle classe de compte. Il est cependant recommandé de le placer
comme dernier compte du plan (dernier compte revenu) et de lui donner un
numéro qui se rappelle facilement (par exemple 999999).

7.6   Modifications du plan comptable

Excepté pendent le temps d'établissement d'un nouvel exercice (ce qui
nécessite de pouvoir transférer les soldes de l'exercice écoulé jusqu'au
moment où sa comptabilité est arrêtée), vous pouvez modifier le plan
comptable.

Notez s'il vous plaît, qu'avant d'effacer un compte, il faut transférer
toutes ses transactions sur d'autres comptes.

8     Gérance de Mandants

Avec la fonction 'Mandants', vous pouvez attribuer jusqu'à 20 comptabilités
individuelles à un mandant. Il n'est pas nécessaire qu'un mandant soit une
personne existante. Vous pouvez très bien aussi utiliser la fonction pour
grouper vos diverses comptabilités d'affaires, d'associations, et privées.

Pour établir un nouveau mandant, cliquez sur le bouton 'Etablir un nouveau
mandant'. Attribuez un nom spécifique à chaque mandant. ACCOUNT PRO
présentera la liste des mandants arrangée alphabétiquement. Dans chacun des
masques de saisie 'Adresse:' et 'Commentaires:', vous pouvez entrer jusqu'à
200 caractères.

Avant de pouvoir attribuer des comptabilités, il faut les établir
('Fichiers'/'Nouveau' ou 'Nouvelle compta' dans la fenêtre
'Comptabilités'). Pour attribuer des comptabilités, cliquez le mandant
concerné dans la liste, et ensuite cliquez sur le bouton 'Attribution de
fichiers'. Sélectionnez ensuite tous les fichiers à attribuer de la liste
des fichiers présentée. Avec le bouton 'Enlever le fichier' vous pouvez
enlever des fichiers attribués par erreur.

Les nouveaux fichiers qui sont crées en cours de la procédure 'Exercice
suivant', sont automatiquement attribués aux mandants.

9     La saisie des transactions

9.1   Le formulaire saisie transactions

[pic]


9.1.1 Date

Entrez la date dans le format spécifié ou simplement pressez [Enter] pour
entrer la date actuelle. Il n'est pas nécessaire d'entrer l'année. Parce
que chaque mois n'est présent qu'une seule fois dans une période d'exercice
- même si celle là couvre des parties de deux années consécutives - ACCOUNT
PRO attribue le mois automatiquement à l'année appropriée. Notez s'il vous
plaît, que des transactions au premier jour de la période de l'exercice ne
sont permises qu'en conjonction avec le compte 'Capital'. Ainsi les 'Soldes
transférés' apparaîtront toujours comme premières entrées dans les feuilles
de compte.

9.1.2 Montant (- ou +)

ACCOUNT PRO n'utilise les termes 'Débit' et 'Crédit' que dans ses
présentations et rapports imprimés. A la saisie de transactions, c'est le
signe du montant qui détermine, si un montant et débité ou crédité aux
comptes.

La règle pour le signe du montant est très simple:

'+' augmente le solde du compte C1, si C1 est un compte actif'

De cela suit logiquement:

'- ' diminue le solde d'un compte actif (comme C1), ou '-' rend le solde
normalement négatif d'un compte passif (comme C1) encore plus négatif.

Quand vous entrez des transactions, vous devriez toujours essayer
d'attribuer un compte actif ou passif à C1. C'est pratiquement toujours
possible, parce que des transactions entre des comptes de dépense et/ou
revenu sont assez rares. Dans le cas d'une transaction entre deux comptes
bilan, vous devriez toujours assumer comme C1 le compte le plus liquide.

Si, par exemple, vous devez saisir une dépense payée avec de l'argent pris
de la caisse (avec le compte 'caisse' étant C1), il est intuitif que le
montant doit être saisi comme valeur négative.

Avec un compte passif pour C1, l'affaire est également simple: Si, par
exemple, vous devez saisir un achat par carte de crédit (pas le payement à
l'organisation carte de crédit) il est également intuitif que  le montant
doit avoir un signe négatif.

Le principe suivant est donc aussi valable:

'Si C1 est un compte bilan (actif ou passif), chaque dépense doit être
entré avec signe négatif, et chaque revenu avec signe positif du montant'

!! I m p o r t a n t !! :

Vous pouvez dévier de ces règles, si vous inversez le signe du montant et
permutez les deux comptes. Normalement ACCOUNT PRO ajuste le signe et la
place des deux comptes automatiquement. Cependant, cela ne fonctionne pas
toujours, parce que ACCOUNT PRO ne peut pas toujours décider de la
situation (par exemple, dans le cas d'un transfert d'un compte bancaire à
un autre).

Pour que les fonctions de saisie automatique de transactions (taxes et
escomptes) fonctionnent toujours correctement, il faut saisir les
transactions en accord avec les règles décrites en haut.

Il est généralement recommandé d'adhérer aux règles. Cela évite d'avoir à
décider quel est le compte 'Crédit' et quel est le compte 'Débit'. Le signe
négatif qui est nécessaire dans le cas de dépenses est un petit prix à
payer pour échapper aux termes 'Débit' et 'Crédit' qui sèment la confusion
dans les esprits de la plupart des gens.

9.1.3 Comptes C1 et C2

Les abréviations C1 et C2 représentent les deux comptes qui sont concernés
si une transaction est saisie dans un système de la comptabilité double. Le
même montant est toujours débité (ou crédité) à un compte, et simultanément
crédité (ou débité) à l'autre compte.

ACCOUNT PRO échappe aux termes 'Débit' et 'Crédit' pour la saisie des
transactions, et les remplace par le signe du montant qui détermine en
conjonction avec le compte C1, si un montant est débité ou crédité aux
comptes.

9.1.4 Libellé

Le libellé peut contenir 30 caractères au maximum. Sous
'Options'/'Formulaire saisie transactions' vous pouvez définir si le
libellé est une entrée obligatoire ou facultative.

9.1.5 Bouton 'Mémo'

Vous pouvez attacher un mémo à une transaction. Veuillez voir la section 11
pour une explication détaillée.

9.1.6 Bouton 'Calculatrice'

Veuillez voir la section 18 pour les instructions d'utilisation.

9.1.7 Bouton 'Transaction standard'

Avec cette fonction, vous pouvez appeler des transactions standard (et
automatiques) que vous avez défini sous 'Options'/'Définition de
transactions standard'. Pour des explications détaillées, veuillez voir les
sections correspondantes

9.1.8 Boutons 'Début tr. partagée' et 'Fin tr. partagée'

Avant de saisir une transaction partagée, cliquez sur le bouton 'Début tr.
partagée'. Veuillez voir la section correspondante pour une explication
détaillée sur saisie des transaction partagées.

9.1.9 Boutons 'Edition', 'Copier' et 'Effacer'

Avec ces fonctions vous pouvez procéder les transactions contenues dans la
liste des transactions saisies qui se trouve sur la moitié basse du
formulaire saisie transactions.

9.2   Définition de transactions standard et automatiques

Vous pouvez définir jusqu'à 200 transactions standard (et automatiques).
Des transactions automatiques sont une forme spéciale de transaction
standard et servent à la saisie automatique de transactions de taxe (TVA,
taxe de vente) et d'escompte. Sous certaines conditions, vous pouvez
établir une liaison entre le compte de taxe d'une transaction automatique
et plusieurs des comptes de dépense ou revenu (voir en bas).

Pour définir une transaction standard (ou automatique), il faut que vous
placiez le curseur sur une ligne vide de la liste des transactions
standard. Ensuite, cliquez sur le bouton d'option applicable ('Transaction
standard' ou Transaction automatique') et cliquez sur 'Définir'. Après,
vous pouvez remplir le formulaire présenté par ACCOUNT PRO.

Pour édition d'une transaction standard, ou pour l'effacer, placez le
curseur sur la ligne correspondante de la liste et cliquez sur le bouton
'Edition' ou 'Effacer', respectivement.

9.2.1 Formulaire entrée transactions standard

Remplissez le formulaire en partie ou complètement, selon les besoins
spécifiques.

9.2.2  Formulaire entrée transactions automatiques

'Type de transaction'

Vous pouvez rendre l'entrée de transactions de taxe et d'escompte
entièrement automatique. Pour que les transactions d'escompte puissent
fonctionner proprement ensemble avec les transactions de taxe, il faut
définir la transaction automatique d'escompte sur la base 'nette' (laisser
l'option vide).

'Touche (Ctrl-A ... Ctrl-Z)'

Vous pouvez assigner des touches à jusqu'à 26 transactions standard (ou
automatiques). Ces touches faciliteront l'appel de transactions standard
lorsque vous travaillez dans le formulaire saisie transactions.

9.2.3 Liaison entre des comptes ('Liaison')

Si vous utilisez certains comptes de dépense ou de revenu exclusivement
pour des transactions soumises à une taxe spécifique (par exemple 'Ventes
6.5% TVA'), vous pouvez lier ces comptes avec le compte de taxe
correspondant. Ces liaisons permettront  qu'ACCOUNT PRO entrera
automatiquement une transaction de taxe correspondante, chaque fois que
vous entrerez une transaction qui concerne un compte de dépense ou revenu
lié. L'automatisme marchera même en conjonction avec des transactions
automatiques d'escompte. Dans ce cas, ACCOUNT PRO entrera deux transactions
automatiquement: La transaction d'escompte et la transaction de taxe
correspondante.

Pour définir des liaisons entre des comptes, il faut d'abord définir la
transaction automatique pour le compte de taxe. Ensuite, cliquez sur le
bouton 'Liaison' et sélectionnez tous les comptes à lier de la liste
présentée. Des transactions automatiques avec des liaisons sont identifiées
par 'oui' dans la dernière colonne ('Liaison') de la liste des transactions
standard (et automatiques).


Exemple pour des comptes liés:

Le compte de taxe  (passif) 'TVA reçue 7.5%'

est lié

avec les comptes de revenu 'Ventes 7.5% TVA' et 'Escomptes donnés 7.5%
TVA'.

!! I m p o r t a n t !!: Il ne faut pas lier des comptes de dépense ou
revenu qui contiennent des transactions mixtes (avec et sans transaction de
taxe appartenante). Il faut considérer qu'ACCOUNT PRO entrera   t o u j o u
r s  une transaction de taxe, si une transaction concernante un compte lié
est rencontrée.

9.2.4 Appel de transactions standard

Depuis le formulaire saisie transactions, vous pouvez vous faire présenter
la liste des transactions standard en cliquant sur le bouton 'Transaction
standard'. Dans cette liste vous pouvez ensuite cliquer la transaction
désirée avec la souris. Vous pouvez aussi appeler ces transactions par la
touche 'chaude' correspondante si vous en avez défini une.

Les informations contenues dans le formulaire saisie transactions ne seront
remplacées que si  la transaction standard contient des informations
correspondantes.

9.3   Transactions automatiques de TVA, taxes et d'escomptes

9.3.1 Général

Un type spécial de transactions standard (voir section 9.2) avec un
pourcentage au lieu d'un montant permet des transactions automatiques qui
reflètent la TVA, d'autres taxes et des escomptes. ACCOUNT PRO ajoutera
automatiquement une transaction de taxe ou d'escompte à une transaction
principale.

9.3.2 Définition de transactions automatiques

Pour définir des transaction automatiques, choisissez 'Options'/Définition
de transactions standard' du menu.

9.3.3 Application de transactions automatiques:

Les montants de taxe sont toujours calculés sur la base du montant brut
(qui incluse la taxe). Les montants d'escompte sont toujours calculés sur
la base du montant net de paiement (duquel l'escompte a déjà été déduit).
La transaction principale doit donc être faite pour le montant de base
correspondant.

Pour la saisie automatique immédiate de transactions de taxe ou d'escompte,
il faut que vous entriez d'abord une transaction principale avec le montant
brut (dans les cas de TVA et d'autres taxes) ou avec le montant net (dans
le cas d'escompte). Le compte C1 doit toujours être un compte actif ou
passif. Dans le cas d'escompte, le compte C1 doit être celui des comptes
actifs qui a été utilisé pour faire ou accepter le paiement. La transaction
principale peut être entrée comme d'habitude. Si le compte C2 utilisé dans
la transaction principale est lié à un compte de taxe, ACCOUNT PRO entrera
ensuite automatiquement une transaction de taxe pour la transaction
principale. Si le compte C2 utilisé dans la transaction principale n'est
pas lié à un compte de taxe, if faut que vous appeliez la transaction
automatique appropriée en cliquant sur 'Transaction standard' ou en
pressant la touche qui a été définie pour la transaction automatique.

Pour ajouter une transaction de taxe à une transaction principale faite
précédemment, vous pouvez appeler la transaction concernée pour
duplication, transformer la copie en transaction de taxe en cliquant sur
'Transaction standard' et en choisissant la transaction standard appropriée
de la liste (avant de cliquer sur 'Entrer la tr."), et finalement entrer la
transaction transformée en cliquant sur le bouton 'Entrer la tr.'

Pour modifier une transaction de taxe ou une transaction d'escompte, vous
pouvez appeler la transaction concernée pour édition, insérer le montant
recalculé en cliquant sur 'Transaction standard' et en choisissant la
transaction standard appropriée de la liste (avant de cliquer sur 'Entrer
la tr."), et finalement entrer la transaction modifiée en cliquant sur le
bouton 'Entrer la tr.'

Lorsque vous modifiez les montants de transactions soumises à une taxe,
vous ne devez pas oublier de modifier aussi la transaction de taxe qui lui
appartient. Appelez la transaction de taxe pour édition et procédez comme
décrit plus haut.

9.3.4 Exemple pour l'utilisation de transactions automatiques

L'exemple suivant est censé de vous expliquer l'utilisation correcte des
transactions automatiques en plus de détail. Cela, pour le cas le plus
compliqué, ou vous utiliseriez des comptes créancier et ou les fonctions
automatiques pour l'entrée de taxes et d'escomptes seraient appliquées:

Vous avez reçu une facture datée du 20 Mars sur un montant de 11,500.- pour
de la marchandise qui vous a été livrée par la Int. Foods Corp. Avec la
date du 20 Mars, vous entrez cette facture dans ACCOUNT PRO (avec le
montant de 11,500.-, parce que vous ne savez pas encore si vous aller payer
à temps pour la déduction de 2% d'escompte). Au 16 Avril, vous transférez
le montant de 11270.- (ayant déduit 2% d'escompte) de votre compte de
banque au compte de banque de la Int. Foods Corp.

Votre comptabilité contient le comptes suivants:

102 Compte de banque (actif)
1062 15% TVA payée (actif)
200002 Créancier: Int. Foods Corp. (compte créancier)
3002 Achats de marchandise 15% TVA (compte de dépense)
3702 Escomptes reçus 15% TVA (compte de revenu)

Vous avez aussi défini des transactions automatiques pour '15% TVA paye' et
pour 2%Esco.r 15%TVA'. En plus, vous avez établi des liaisons entre le
compte de taxe 1062 '15% TVA payée' et les comptes 3002 'Achats de
marchandises 15% TVA' et 3702 'Escomptes reçus 15% TVA'.

Pour entrer toutes les transactions correctement, vous procédez comme suit:

Avec la date du 20 Mars, vous entrez la transaction suivante:
.    20.3/-11,500/200002/3002/Facture de Int. Foods Corp./No. xxxxx
ACCOUNT PRO entrera ensuite automatiquement la transaction suivante:
.    20.3/1,500/1062/3002/15%TVA p. ref. # xxxxx

Plus tard, après avoir payé la facture (avec déduction de 2% d'escompte),
vous entrez:
.    16.4/-11270.-/102/200002/Paiement à Int. Foods Corp./(No.yyyyy)
Puisque vous avez déduit 2% d'escompte, vous cliquez ensuite sur le bouton
'Transaction standard' pour appeler la transaction automatique '2%Esco.r.
15%TVA'. Cela causera ACCOUNT PRO d'entrer automatiquement les deux
transactions suivantes:
.    16.4/230.-/200002/3702/2%Esco.r. ref. # yyyyy/(No. zzzzz)
.    16.4/-30.-/1062/3072/15%TVA p. ref. # zzzzz

En total, vous avez payé 11,270.- pour des marchandises. Ce montant inclue
1,470.- de taxe TVA qui est déductible de votre dette TVA. Au 20 Mars,
ACCOUNT PRO avait chargé 1500.- au compte 1062 '15% TVA payée'. Cependant,
au 16 Avril, les fonctions automatiques d'ACCOUNT PRO ont pris en compte
l'escompte déduit, et ont réduit le montant chargé au compte 1062 '15% TVA
payée' de 30.- (1,500.- moins 30.- donnent en effet le montant de taxe
correcte de 1,470.-).

9.4   Transactions périodiques

Vous pouvez définir jusqu'à 200 transactions périodiques. ACCOUNT PRO
vérifiera si des transactions sont à entrer, chaque fois que vous activez
le logiciel et chaque fois que vous quittez la liste des transactions
périodiques. S'il est décidé que la saisie de transactions est nécessaire,
ACCOUNT PRO vous notifie de cela, et les entre automatiquement.

Pour définir une transaction périodique, placez le curseur sur une ligne
vide de la liste et cliquez sur le bouton 'Définir'. Ensuite, dans le
formulaire de définition, faites toutes les entrées nécessaires. Si vous
choisissez une périodicité qui consiste de mois entiers, veuillez
considérer que les dates du 29., 30. et 31. ne sont pas présentes dans tous
les mois du calendrier. ACCOUNT PRO ne peut entrer des transactions
automatiquement que si elles contiennent des dates possibles.

ACCOUNT PRO traite toutes les transactions saisies automatiquement comme si
vous les aviez saisies vous même. Vous trouverez ces transactions dans le
formulaire saisie transactions, ou vous pourrez facilement faire des
corrections éventuellement nécessaires (par exemple, si la banque n'a pas
exécuté un ordre permanent à la date prévue).

9.5   Transactions partagées

Lorsqu'une transaction est saisie, ACCOUNT PRO charge le montant à deux
comptes seulement. Des transactions partagées, ou le montant chargé à un
compte est balancé par la somme des montants chargés à d'autres comptes,
sont néanmoins possible avec ACCOUNT PRO par l'intermédiaire d'un compte
spécial - le compte 'Intérim'. Ce compte n'aura un solde autre que zéro que
pendant la saisie de la transaction partagée.

Ci après, la méthode de saisie de transactions partagées est expliquée en
faisant usage d'un exemple d'un paiement qui concerne plusieurs comptes:
Supposez, que vous avez donné à votre banque l'ordre de payer plusieurs
factures qui concernent de divers comptes dans votre comptabilité. En suite
de l'exécution de votre ordre la banque vous a envoyé une note qui dit
qu'un montant correspondant au montant total de vos paiements a été chargé
à votre compte de banque.

Cela peut être proprement reflété dans ACCOUNT PRO comme suit:

D'abord, cliquez sur le bouton 'Début tr. partagée' et entrez tous les
montants des factures individuelles comme transactions entre le compte
'Intérim' (comme C1) et le compte concerné (comme C2). Le signe des
montants est le même que si vous utiliseriez le compte de banque comme
compte C1. Ensuite, cliquez sur 'Fin tr. partagée' et entrez une
transaction entre le compte de banque (comme C1) et  le compte 'Intérim'
(comme C2), avec un montant qui correspond au total de toutes les factures
et un signe négatif (comme d'habitude, si une dépense est saisie). Cette
transaction reportera le solde du compte 'Intérim' à zéro, ce qui doit
toujours être le cas après la saisie de transactions partagées.

Pour corriger des entrées erronées, il est recommandé de se faire présenter
sur écran la feuille du compte 'Intérim' et de  faire les corrections
directement depuis là.

10    Les fonctions rapport sommaire TVA

10.1  Définition du rapport TVA

Avec la fonction 'Définition du rapport sommaire TVA', vous pouvez définir
les valeurs pour utilisation dans un formulaire TVA qu'ACCOUNT PRO doit
présenter.

10.1.1      'Description/Somme/Différence'

Sur chaque ligne de la table, vous pouvez entrer une description (peut être
aussi un titre), une somme de chiffres d'affaires ou de taxe de plusieurs
lignes, ou une différence des montants de deux lignes.

S'il vous faut une différence, vous devez considérer qu'ACCOUNT PRO
présentera les
montants avec le même signe comme celui du solde du compte correspondant
(Les soldes des comptes actifs et de dépenses sont normalement positifs,
ceux des comptes passifs et de revenus sont normalement négatifs).  Pour
une différence entre des comptes qui ont normalement le même signe du
solde, il faut donc utiliser la fonction @Diff; tandis que pour une
différence entre des comptes qui ont normalement des signes de solde
différents, il faut utiliser la fonction @Sum.

10.1.2 'Compte général'

Des entrées dans cette colonne ne seront utiles que si votre formulaire de
taxe demande
aussi l'indication de chiffres d'affaires pures (comme par exemple le
formulaire Suisse).
Pour les comptes que vous indiquez, ACCOUNT PRO calculera les chiffres
d'affaires
brutes (où une taxe éventuelle est toujours contenue).

10.1.3      'Compte de  taxe'

Dans la colonne intitulée 'Compte de taxe' vous pouvez indiquer les comptes
de taxe qui appartiennent aux descriptions ( par exemple: pour la
description 'Ventes 6.5% TVA' vous entreriez le compte passif 'TVA reçue
6.5%).

10.1.4      'Comptes liés'

Dans cette liste, ACCOUNT PRO présente tous les comptes qui sont liés au
compte de taxe correspondant. Quand le rapport sommaire TVA est présenté,
ACCOUNT PRO vérifie que les transactions contenues dans le compte de taxe
soient en accord avec le solde total des comptes liés. Si cela n'est pas le
cas, ACCOUNT PRO vous préviendra.

10.2  Voir et imprimer le rapport sommaire TVA

Avant de pouvoir voir ou imprimer le rapport sommaire TVA, il faut le
définir sous 'Options/'Définition du rapport TVA'.

Dans le cas de comptes liés, ACCOUNT PRO indique dans la dernière colonne
du rapport, si les transactions du comte de taxe sont en accord avec le
total des soldes des comptes liés. Si tout va bien, ACCOUNT PRO indique
'OK'. Si non, ACCOUNT PRO montre la différence entre le total des
transactions de taxe et un montant calculé du total des soldes des comptes
liés. Dans un tel cas, le compte de taxe et/ou un ou plusieurs des comptes
liés contiennent une ou plusieurs transactions avec fausse attribution des
comptes. Pour corriger cela, il faut que vous trouviez et corrigiez ces
transactions.

11    Mémos et articles non-réglés

11.1  Mémos attachés à des transactions

Le libellé d'une transaction peut contenir un maximum de 30 caractères. Si
cela ne suffit pas ou si autrement désiré,  un mémo peut être attaché à la
transaction.

Pour attacher un mémo, cliquez sur le bouton 'Mémo' dans le formulaire
saisie transactions ou double-cliquez dans la colonne 'M' des
présentations. Vous pouvez entrer jusqu'à 500 caractères dans le formulaire
mémo.

Des transactions avec un mémo sont marquées par la lettre 'M' dans les
présentations sur écran et les rapports d'ACCOUNT PRO.

Pour lire, modifier, imprimer ou supprimer un mémo, vous pouvez double-
cliquer le mémo dans la colonne intitulée 'M' des rapports sur écran.

11.2  Articles non-réglés

Les transactions peuvent être marquées comme 'article non-réglé' (par
exemple pour marquer des factures non-payées) et un mémo peut être attaché
en même temps. Procédez comme décrit plus haut pour marquer une transaction
et éventuellement y attacher un texte mémo. Marquez l'option 'Article non-
reglé' dans le formulaire mémo. Vous pouvez aussi entrer un texte avec
jusqu'à 500 caractères - mais ce n'est pas nécessaire.

Des transactions que vous avez marqué comme 'article non-reglé', sont
identifiées par la lettre 'O' dans les rapports sur écran et imprimés
d'ACCOUNT PRO.

Pour supprimer le marquage article non-réglé 'O' ou pour lire, modifier ou
imprimer un éventuel mémo attaché, vous pouvez simplement double-cliquer la
lettre 'O' dans les rapports sur écran d'ACCOUNT PRO.

Sous 'Options'/'Recherche de transactions' du menu, vous pouvez chercher
dans toute la comptabilité pour des transactions marquées article non-reglé
('O') qui appartiennent à une période spécifique

Sous 'Voir'/'Feuille de compte', vous pouvez présenter les transactions
marquées article non-réglé pour une période spécifique.

Sous 'Fichiers'/'Rapports'/'Feuilles de compte'/'Compte particulier', vous
pouvez imprimer les transactions marquées article non-reglé pour une
période spécifique.

12    Voir la comptabilité

Sous 'Voir' du menu, vous pouvez accéder toutes les présentations
principales sur écran d'ACCOUNT PRO:

12.1  Feuille de compte

[pic]


ACCOUNT PRO peut présenter jusqu'à 1,600 transactions à la fois. Si un
compte contient plus de transactions, vous devez réduire la période à
présenter: un seul mois ou une période assez courte.

Si vous double-cliquez dans la colonne intitulée 'M' de la présentation,
ACCOUNT PRO présentera le formulaire entrée mémo pour la transaction.

Si vous double-cliquez dans la colonne intitulée 'C2' de la présentation,
ACCOUNT PRO présentera l'intitulé du compte C2.

Si vous double-cliquez dans une autre colonne de la présentation, ACCOUNT
PRO présentera le formulaire saisie transactions pour édition de la
transaction concernée.

I m p o r t a n t: Suivant à l'adjonction ou édition d'une transaction,
ACCOUNT PRO présente normalement un message qui vous informe que la
présentation doit être révisée. Vous pouvez désactiver cette fonction sous
'Options'/'Feuilles de compte'.

12.2  Journal

[pic]


Le journal des transactions peut être arrange par numéro de la transaction
(T) ou par date/numéro de la transaction (D). La présentation T est
particulièrement utile pour retrouver des transactions qui ont 'disparu'
dans la comptabilité en suite de l'entrée d'une fausse date ou un faut
numéro de compte.

ACCOUNT PRO peut présenter jusqu'à 1,600 transactions à la fois. Pour ne
pas dépasser cette limite il peut être nécessaire de choisir une rangée de
numéros plus petite ou une période plus courte.

Si vous double-cliquez dans la colonne intitulée 'M' de la présentation,
ACCOUNT PRO présentera le formulaire entrée mémo pour la transaction.

Si vous double-cliquez dans les colonnes intitulées 'Compte débit' ou
'Compte crédit' de la présentation, ACCOUNT PRO présentera l'intitulé du
compte concerné.

Si vous double-cliquez dans une autre colonne de la présentation, ACCOUNT
PRO présentera le formulaire saisie transactions pour édition de la
transaction concernée.

12.3  Bilan et compte de résultat

[pic]

Bilan et compte de résultat selon le standard Account Pro:

Pour que la présentation soit représentative, il faut que les transactions
soient complètes jusqu'à la date de bilan choisie.

Notez, s'il vous plaît, qu'il n'est possible de choisir un degré de détail
plus petit que si votre plan comptable contient des groupes de comptes.
Notez aussi, que l'option 'Totaliser les comptes débiteur/créditeur...'
n'est active que si votre plan comptable contient des comptes appartenants
aux classes débiteur et/ou créditeur.

Si vous double-cliquez sur une ligne de la présentation, ACCOUNT PRO
présentera la feuille de compte concernée.

Bilan selon la définition de l’utilisateur:

Sous ‘Options’/’Définition structure de bilan, compte de résultat et
analyse d’entreprise’ vous pouvez définir vôtre propre structure du bilan.
Si vous double-cliquez sur une ligne de la présentation, ACCOUNT PRO
présentera la feuille de compte concernée.


Compte de résultat selon la définition de l’utilisateur:

Sous ‘Options’/’Définition structure de bilan, compte de résultat et
analyse d’entreprise’ vous pouvez définir vôtre propre structure du compte
de résultat. Si vous double-cliquez sur une ligne de la présentation,
ACCOUNT PRO présentera la feuille de compte concernée.


12.4  Dépenses et revenu mensuels

Notez, s'il vous plaît, qu'il n'est possible de choisir un degré de détail
plus petit que si votre plan comptable contient des groupes de comptes.

Si vous double-cliquez sur une ligne de la présentation, ACCOUNT PRO
présentera la feuille de compte concernée.

12.5  Statistiques

Le présentation 'Dépenses/revenu par mois' peut être utile pour indiquer
une tendance générale.

La présentation 'Dépenses/revenu par mois' peut être utile pour indiquer,
si du capital pourrait être investi différemment afin de rendre plus de
revenu. Le montant actuel disponible à court terme est évident de la
dernière ligne présentée.

12.6  Analyse de lΓÇÖentreprise

Sous ‘Options’/’Définition structure de bilan, compte de résultat et
analyse d’entreprise’ vous pouvez définir une structure pour un rapport
dΓÇÖanalyse de lΓÇÖentreprise. Si vous double-cliquez sur une ligne de la
présentation, ACCOUNT PRO présentera la feuille de compte concernée.


13    Recherche de transactions

[pic]


Sous 'Options'/'Recherche de transactions', vous pouvez rechercher des
transactions dans la comptabilité entière. Dans les présentations sur écran
des feuilles de compte, vous pouvez rechercher dans la partie présentée
('Recherche').

Vous pouvez rechercher selon les critères suivants:

Libellé, texte dans des mémos:

a) Les deux options non-marquées: Recherche d'un fragment de texte. Le cas
(majuscule/minuscule) est ignoré.

b) L'option 'Mot/phrase entière' marquée: Recherche de mots ou phrases
entières. Le cas (majuscule/minuscule) est ignoré.

c) Seulement l'option 'Observer le cas' marquée: Recherche d'un fragment de
texte. Le cas (majuscule/minuscule) est observé.


d) Les deux options, 'Mot/phrase entière' et  'Observer le cas' marquées:
Recherche de mots ou phrases entières. Le cas (majuscule/minuscule) est
observé.


ou

Montant:

Recherche de transactions avec un montant particulier. Le montant doit
toujours être entré comme valeur positive.


ou

Articles non-réglés:

Recherche de transactions marquées 'Article non-réglé'. La période de
recherche peut être spécifiée.


Jusqu'à 1,600 transactions peuvent être présentées comme résultat de
recherche. Si le résultat comprend plus que 1,600 transactions, il faut que
vous choisissiez des critères de recherche plus restrictifs.

Si vous double-cliquez dans la colonne intitulée M de la table du résultat
de recherche, ACCOUNT présentera le formulaire entrée mémo.

Si vous double-cliquez dans la colonne intitulée C2 de la table du résultat
de recherche, ACCOUNT présentera le nom du compte correspondant.

Si vous double-cliquez dans une autre colonne de la table du résultat de
recherche, ACCOUNT présentera le formulaire saisie transactions pour
édition de la transaction correspondante.

14    Impression des rapports

Avant d'imprimer, il est recommandé que vous vérifiez le format
d'impression  ('Fichiers'/'Format d'impression').

Note, s'il vous plaît, que pour imprimer, ACCOUNT PRO demande un minimum de
700 K de place libre sur le disque dur.

Les meilleurs résultats d'impression sont obtenus en utilisant du papier
format A4.

15    Planification

15.1  Général

Dans ACCOUNT PRO, la planification consiste en l'établissement d'un but
financier pour la période de l'exercice et l'estimation de temps en temps,
à quelles déviations de ce but il faut s'attendre.

L'idée de la planification est de permettre l'identification de problèmes
de résultat financier, aussitôt que possible dans le période de l'exercice.
Cela peut mener à des mesures correctives (réduction de dépenses,
retardement de projets).

15.2  Budget

Dans ACCOUNT PRO, la planification consiste en l'établissement d'un but
financier pour la période de l'exercice et l'estimation de temps en temps,
à quelles déviations de ce but il faut s'attendre.

L'idée de la planification est de permettre la reconnaissance de problèmes
de résultat financier, aussitôt que possible dans le période de l'exercice.
Cela peut mener à des mesures correctives (réduction de dépenses,
retardement de projets).

15.3  Estimation

Les estimations devraient être révisées de temps en temps pour tenir compte
de l'état actuel du développement des dépenses et revenus.

Les valeurs mensuelles des estimations peuvent facilement être entres dans
les tables de planification d'ACCOUNT PRO. Il suffit de cliquer sur les
lignes applicables des tables. Il n'est pas nécessaire d'utiliser les
masques d'entrée 'Du mois:' et 'Au mois:' .

Quand vous entrez l'estimation pour la première fois, vous pouvez
facilement adopter les valeurs 'An passé' ou 'Budget' comme valeurs
estimation. Entrez [P] ou [B] au lieu d'un montant. Pour adoption en bloc
de budgets comme estimations choisissez 'Planifier'/'Adopter le budget
comme estimation' du menu.

15.4  Valeurs de l'année passée


Les valeurs 'An passé' sont générées automatiquement pendant la procédure
'Exercice suivant'. Ils ont pour but de faciliter l'établissement du
nouveau budget. Elles peuvent être copies pour servir de valeurs
budgétaires, si applicable. Pour cela, entrez 'P' dans la table de
planification, au lieu d'un montant.

15.5  Adoption du budget comme estimation

Le budget est normalement établi au début de la période de l'exercice. A
cette époque, les valeurs des estimations sont égales aux valeurs du
budget. Si vous choisissez 'Planifier'/'Adopter le budget comme estimation'
du menu, ACCOUNT PRO copiera les valeurs de la colonne 'Budget' à la
colonne 'Estimation' - pour tous le comptes ou pour les comptes que vous
indiquerez.

15.6  Type de compte

Dans le domaine de la planification une distinction peut être faite entre
les comptes, qui concernent le solde final: Des comptes avec des soldes
finaux bien connus déjà au début de la période de l'exercice peuvent être
distingués des comptes ou cela n'est pas le cas. La distinction se fait par
attribution au compte du type correspondant:

Type V (variable):
Le solde final estimé (Actuel + Estimation) peut assumer n'importe quel
valeur, plus basse, égale ou plus haute que le budget. C'est le cas normal,
pour lequel aucune indication est nécessaire.

Type F (fixe):
Le solde final estimé (Actuel + Estimation) doit être au moins égal au
budget, mais il pourrait aussi être plus haut. Cela s'applique normalement
aux comptes comme 'Primes d'assurance', 'Loyer', etc., où on connaît
généralement assez bien le solde final déjà au début de la période de
l'exercice.

Dans le cas de comptes désignés type 'F' (fixe), ACCOUNT PRO vous prévient
en présentant un message, si la table de planification n'est pas en accord
avec la condition mentionnée en haut. Aussi, dans ce cas, un point
exclamation est montré dans la colonne intitulée 'C' (pour conflit) des
rapports de planification. Cela a pour but d'indiquer à l'utilisateur,
qu'il devrait réviser l'estimation, s'il veut que le rapport annuel de
planification montre toujours une image réaliste.

15.7  Mémos

Pour éviter que soient oubliées les considérations faites lors des
estimations, vous pouvez attacher un mémo sur la planification à chaque
compte de dépense et de revenu.

Pour attacher un mémo, il faut cliquer le bouton 'Mémo' en haut de la table
de planification. Dans le formulaire entrée mémo, vous pouvez entrer
jusqu'à 500 caractères.

Des comptes avec un mémo sont marqués par le mot MEMO dans le coin haut
droit de la table de planification. Pour modifier, imprimer ou supprimer un
mémo, il faut d'abord l'activer en cliquant sur le bouton 'Mémo'.

15.8  Rapport annuel

[pic]


Le rapport annuel de planification compare les valeurs annuelles de
'Budget', 'Actuel + Estimation' et 'An passé'. Les valeurs 'Actuel'
contiennent toutes les transactions qui ont été saisies jusqu'à la fin du
'dernier mois complet'. Pour les mois restant, les valeurs 'Estimation'
sont utilisées pour former les totaux 'Actuel + Estimation'.

La dernière ligne du rapport contient le résultat financier probable de la
période de l'exercice (profit ou perte).


Colonne 'M':

Dans la colonne intitulé 'M', ACCOUNT PRO indique par la lettre 'M' qu'un
mémo a été attaché à la planification d'un compte. Simplement double-
cliquez dans cette colonne pour ajouter, modifier, imprimer ou supprimer un
mémo.

Colonne 'C':
Dans la colonne intitulé 'C', ACCOUNT PRO indique des conflits de
planification. Dans le cas de comptes du type 'fixe', ACCOUNT y montre un
point d'exclamation, si le montant total annuel estimé ('Actuel' +
'Estimation') est mois grand que le montant total annuel budgétaire
('Budget'). Cela a pour but d'indiquer à l'utilisateur, qu'il devrait
réviser l'estimation, parce que autrement, le rapport annuel de
planification ne montrerait pas une image réaliste.


Vue et modification d'une feuille de compte:
Au lieu de cliquer sur le bouton 'Voir'/'modifier compte' vous pouvez
double-cliquer sur la ligne dans n'importe quelle colonne excepté la
colonne 'M'.

16    Etablissement de l'exercice suivant

Pour initialiser l'exercice suivant (une nouvelle période de comptabilité),
choisissez  'Exercice suivant' du menu et entrez les données de la nouvelle
période dans le formulaire qui apparaît ensuite.


ACCOUNT PRO établira les totaux des comptes du bilan (actif et passif),
calculera les valeurs 'Année passée' des comptes de dépense et de revenu,
et initialisera les fichiers du nouvel exercice.

Si - ce qui est assez normal - à la fin d'une période d'exercice, vous ne
disposez pas encore de toutes les informations nécessaires pour conclure
l'exercice, vous pouvez néanmoins ouvrir l'exercice suivant p r o v i s o i
r e m e n t. Mais veuillez bien noter, s'il vous plaît, que vous ne devez
pas modifier les plans comptables des deux exercices tant que vous n'avez
pas conclus l'exercice précédant et transféré définitivement ses soldes à
l'exercice en cours.

Chaque fois que l'exercice précédant est transféré, ACCOUNT PRO révise le
bilan au début et les valeurs 'Année passée' du nouvel exercice, en
laissant les transactions déjà entrées intactes.

17    Exportation de données

Vous pouvez exporter toutes les données qui correspondent aux rapports
imprimés d'ACCOUNT PRO. Les données sont exportées sous forme de fichiers
délimités de texte. Ces fichiers peuvent être chargés (ou importés) dans
des logiciels processeurs de texte ou tableurs. Ci après, vous trouvez
quelques informations pratiques pour l'utilisation de fichiers exportation
avec des logiciels divers pour Windows et DOS:


Word pour Windows:

Exportez les fichiers avec 'Tab' comme séparateur colonnes et avec la gamme
de caractères ANSI (Windows). Ne marquez pas l'option 'Inclure les chaînes
en apostrophes'. Ouvrez le fichier exporté dans Winword ou insérez le dans
un document. Marquez le texte importé et transformez le en table
('Table'/'Texte  > Table')


Excel pour Windows:

Exportez les fichiers avec 'Tab' comme séparateur colonnes et avec la gamme
de caractères ANSI (Windows). Ne marquez pas l'option 'Inclure les chaînes
en apostrophes'. Ouvrez le fichier exporté dans Excel.


Quattro Pro pour DOS:

Exportez les fichiers avec 'Virgule' comme séparateur colonnes et avec la
gamme de caractères DOS. Marquez l'option 'Inclure les chaînes en
apostrophes'. Importez le fichier exporté dans Quattro Pro avec la fonction
'Outils'/'Importation'.

18    Calculatrice

L'opération de la calculatrice est équivalente à celle d'un calculatrice
usuelle en commerce. Les touches de la calculatrice peuvent être activées
par clique de souris ou par la pression de la touche correspondante du
clavier.

Si vous cliquez le bouton 'arrondir' le résultat de la calculatrice sera
arrondi à deux décimales.

Le résultat peut être copié dans le formulaire saisie transactions. Si vous
cliquez le bouton 'transfert', le résultat sera copié comme il est. Si vous
cliquez 'transfert au signe inverse' le résultat sera copié avec inversion
du signe.

19    Mot de passe

Vous pouvez protéger l'accès à chaque comptabilité individuelle avec un mot
de passe spécifique. L'utilisation d'un mot de passe aura aussi l'effet que
les fichiers sont sauvegardés sous forme encryptée, ce qui les rends
illisibles par des éditeurs ou des processeurs de texte

Les mot de passe ne sont pas sensitifs au cas (majuscule/minuscule).

Soyez prudent et n'oubliez pas vos mots de passe. Dans ce cas seulement
ACCSOFT pourra vous aider.


Annexe A: Messages d'erreur

Ci après vous trouvez une liste des messages d'erreur d'ACCOUNT PRO par
ordre alphabétique. Où les messages ne s'expliquent pas eux mêmes, des
explications et/ou instructions a leur élimination sont aussi donnés.

Aucun compte liquidité a été défini. S'il vous plaît, indiquez d'abord les
comptes qui contribuent à la liquidité

Ce compte a déjà été attribué

Ce compte a déjà été attribué!

Ce fichier a déjà été attribué!

Ce fichier existe déjà

Ce fichier n'existe pas!

Ce n'est pas un compte détail!

Ce numéro a déjà été utilisé. Choisissez un autre numéro.

Cette opération ne s'applique qu'aux comptes de dépense et de revenu!

Cette place dans la liste est occupée. Il faut d'abord placer le curseur
sur une ligne vide!

Cette place dans la liste est occupée. Il faut d'abord placer le curseur
sur une ligne vide!

Dans la période 'Actuel'!

Des transactions au premier jour de la période de l'exercice ne sont
permises qu'en connexion avec le compte 'capital'!

Des transactions concernant le compte 'capital' ne sont permises qu'au
premier jour de la période de l'exercice!

Effacement non permis! Le compte contient des transactions.

En dehors de la période de l'exercice!

Erreur d'écriture!

Erreur dans la comptabilité! Le résultat du bilan est différent de celui du
compte de résultat!

Erreur de lecture du fichier Nom.PLA. Le données planification compte
seront annulées.

Erreur device I/O! Il se pourrait que la disquette n'ait pas été formatée!

Fin avant début de la période de l'exercice!

Il faut un nouveau nom de comptabilité!

Il manque de la place à la fin de la liste . Faites plus de place d'abord!

Jour illégal dans la date

L'intitulé du compte manque

L'opération n'est possible que pour des comptes détail (niveau 4)!

La définition de la classe manque

La définition de la périodicité manque!

La définition du niveau manque

La définition du type manque

La dernière transaction n'était pas une transaction principale!

La dernière transaction n'était pas une transaction principale!

La disquette est pleine!

La disquette est protégée contre l'écriture!

La disquette n'est pas prête!

La ligne n'est pas vide! Effacez le compte d'abord.

La ligne n'existe pas!

La ligne n'existe pas!

La période de l'exercice doit commencer au premier jour du mois!

La touche a déjà été assignée!

Le caractère 'Arial' n'est pas installé dans votre système. ACCOUNT PRO
doit avoir cette police de caractères a disposition pour pouvoir imprimer.
Installez la en utilisant le menu Contr├┤le de Windows!

Le chemin d'accès n'est pas conforme aux règles DOS!

Le compte contient des transactions et doit rester un compte détail!

Le compte n'existe pas!

Le nom du fichier ne doit pas contenir un point!

Le numéro du compte manque!

Le taux manque!

Les comptes du type créancier doivent ce trouver dans un seul bloc parmi
les comptes passifs.

Les comptes du type débiteur doivent se trouver dans un seul bloc parmi les
comptes actifs.

Les numéros de comptes doivent être uniques!

Les deux entrées ne sont pas identiques. S'il vous plaît, entrez votre mot
de passe de nouveau.

Les numéros de compte sont de nature numérique et ne doivent pas contenir
des caractères autres que des chiffres.

Les plans comptables ne sont pas identiques! Vous ne pouvez pas réviser
cette comptabilité. Rendez les deux plans comptables identiques ou entrez
les valeur du bilan de départ et les valeurs planification de l'année
passée à la main.

Les taxes chargées sur le compte no. intitulé ne correspondent pas aux
totaux des comptes liés!

Libellé manquant!

Mauvais format de la date!

Mauvaise séquence 'Du:'- 'Au:'!

Mauvaise séquence des classes de compte. Il faut adhérer à la séquence
suivante: actif, passif, dépenses, revenu.

Mauvaise transaction (no. N) dans le compte intitulé. Voulez vous la
corriger maintenant?

Mauvaise transaction de taxe (no. N) pour transaction no. N ! Taxe chargée:
montant, Taxe calculée: montant. Voulez vous corriger la transaction
maintenant?

Mois illégal dans la date!

Mois illégal!

Montant illégal!

Mot de passe mauvais!

Nom de comptabilité illégal!

Période de l'exercice trop longue (maximum 1 an)!

Séparateur de date mauvais ou manquant! Entrez le même séparateur que celui
qui a été défini dans le menu Contrôle de Windows.

Seulement un compte 'capital' n'est permis.

Seulement un compte 'intérim' n'est permis.

Touche déjà utilisée!

Transaction de taxe mauvaise ou manquante pour transaction no. N dans
compte no. N

Transaction déjà effacée!

Transaction déjà effacée.

Un mandant de ce nom existe déjà!

Une transaction automatique a déjà été définie pour ce compte

Vieux format du fichier! S'il vous plaît, convertissez le fichier en
utilisant WINTRANS.EXE!